En los procesos migratorios, a la hora de realizar trámites administrativos o burocráticos, cuando se ha de entregar documentación en un país distinto al que ha expedido dichos documentos, normalmente es necesario legalizar o apostillar dichos documentos para que tengan validez ante las autoridades del país de destino.
La legalización y apostilla de un documento son procesos de similar validez y no son complementarios, la legalización es necesaria en unos casos, y en otros es la apostilla.
De forma esquemática, podemos explicar que, para legalizar un documento en otro país, por un lado, está la Apostilla de la Haya, que se puede aplicar a todos los documentos oficiales provenientes de países suscriptores del Convenio de la Haya de 1961, y para documentos de aquellos países que no forman parte del Convenio de la Haya, existe la legalización.
La Apostilla es un documento modelo que se anexa al documento original y en el que constan datos como el país de origen del documento, la persona que firma la apostilla, su cargo, la fecha, y la firma y sello de dicho funcionario. Es un documento con un modelo estandarizado y que es aceptado por todos los países del Convenio de la Haya. Gracias a este Convenio, se suprime la exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros que deban surtir efectos en otro país firmante del mismo. Así pues, los documentos públicos emitidos en un país firmante del Convenio y que consten de apostilla, deben ser aceptados sin ningún tipo de autentificación adicional.
En cuanto a la legalización, se lleva a cabo principalmente para que una documentación tenga validez ante el país en el cual queremos que la misma sea reconocida. No se trata de un documento aparte, sino que consiste en un proceso de dos pasos:
-El documento original debe ser sellado por Ministerio de Asuntos Exteriores del país originario.
-También debe llevar el sello de la embajada del país de destino en el país originario.
Por ejemplo, un certificado de antecedentes penales de Pakistán que deba entregarse en España. El documento debe ir traducido debidamente por un traductor jurado. Pakistán como no forma parte del Convenio de Haya, debe llevar un sello del Ministerio de Asuntos Exteriores de Pakistán y otro sello de la Embajada de España en Pakistán.
En caso de que el país de origen de los documentos forme parte del Convenio de la Haya, pero el país de destino no, o viceversa, habría que optar por el proceso de legalización ya que la apostilla no se aceptaría.
De cara a la traducción jurada, tanto la legalización como la apostilla pasan a formar parte del documento original y se traducen como parte del mismo. Hemos tenido muchos casos en los que los clientes nos preguntan si es necesaria la traducción de la apostilla o directamente nos dicen que no es necesaria porque es un modelo tipo que viene redactado en inglés, francés y español, pero hay partes del contenido que vienen exclusivamente en el idioma original y hay que traducirlo al idioma del país donde se hará la entrega de la documentación.