La apostilla es un documento que sirve para legalizar documentos públicos, esto lo realiza la autoridad correspondiente del país en el que se expidió el documento original, y certifica que la firma del funcionario que emite el documento o la impresión del sello oficial de una oficina son auténticos. No certifica que el contenido de dicho documento sea correcto, se limita a reconocer que las firmas de quienes intervinieron son auténticas. Las apostillas se aceptan en los países miembros del Convenio de La Haya, es decir, los documentos públicos de los países firmantes son válidos. En caso de que algún país no pertenezca a este convenio se deberá realizar el trámite de legalización de firmas.
Destacar que la Legalización y la Apostilla tienen el mismo objetivo: dar validez a un documento público para que sea reconocido en el extranjero, sin embargo, son procesos distintos. La Apostilla solo se podrá realizar por un funcionario del país en el que se expidió el documento. Para la Legalización, se encargarán los funcionarios de embajadas o autoridades locales del país de destino.
La principal diferencia es que la legalización es válida en todos los países del mundo, mientras que la apostilla solo se reconoce en países miembros del Convenio de La Haya, como ya hemos mencionado antes.
Estos documentos pueden ser certificaciones, documentos administrativos y documentos judiciales, entre muchos otros.
En cambio, no se podrán apostillar documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares; documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera y documentos que, en aplicación de otros Convenios Internacionales, estén exentos de ser legalizados.
Por ejemplo, si necesitas una traducción jurada del español al alemán de un documento para homologar tu título profesional en Alemania, lo primero que debes hacer es preguntar en la autoridad competente alemana si es necesario presentarlo con apostilla o no. En el caso de que te pidan el documento apostillado, primero hay que apostillar tu título y después traducirlo para incluir la apostilla en la traducción.
Los documentos con Apostilla y la Apostilla propiamente dicha deben ser traducidos por traductores jurados. La traducción se adjunta al original con una declaración del traductor, indicando que es una reproducción completa y fiel del original. Recuerde que esta declaración solo la puede realizar un traductor jurado, no cualquier traductor. La Apostilla siempre debe ponerse antes de la traducción jurada del documento oficial. Lo más importante a tener en cuenta es que la Apostilla se tiene que tramitar en el país de origen del documento, independientemente del país de destino y de dónde se vaya a traducir.
¿Dónde se puede acudir para apostillar un documento?
Para documentos públicos administrativos (algunos documentos administrativos precisan de un reconocimiento de firma previo), y judiciales (incluidos documentos de Registro Civil), se podrá dirigir a cualquiera de las Autoridades Competentes mencionadas a continuación:
- Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justica.
- Gerencias Territoriales del Ministerio de Justica y Oficinas Delegadas de Ceuta y Melilla.
- A las Secretearías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justica y de las ciudades de Ceuta y Melilla.
Para documentos notariales y documentos privados cuyas firmas han sido legitimadas ante notario:
- Colegios notariales o aquellos notarios en quien deleguen.
Para documentos públicos judiciales expedidos por la Audiencia Nacional y el Tribunal Supremo:
- Secretarios de Gobierno de los respectivos tribunales o en quien ellos deleguen.
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